УТВЕРЖДЕНО

Приказом Центрального районного суда г. Калининграда

от «20» марта 2024 г. №40

Положение

об отделе делопроизводства, кадров и материально-технического обеспечения Центрального районного суда г. Калининграда

1. Общие положения

1.1. Центральный районный суд г. Калининграда является органом осуществления правосудия и входит в систему судов общей юрисдикции. Согласно Федеральному конституционному закону «О судебной системе Российской Федерации» от 31 декабря 1996 г. №1-ФКЗ суды осуществляют судебную власть самостоятельно, подчиняясь только Конституции Российской Федерации и закону.

1.2. Отдел делопроизводства, кадров и материально-технического обеспечения суда организован для осуществления организационного и технического обеспечения делопроизводства по уголовным делам, делам об административных правонарушениях, в том числе по подготовке и проведению судебных заседаний; для обеспечения организации, сопровождения и ведения документооборота и делопроизводства суда в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации и требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в районных судах (далее – Инструкция по судебному делопроизводству), а также соответствующими актами, утвержденными председателем суда, осуществления кадрового и материально-технического обеспечения суда.

2. Направления деятельности отдела

2.1. Основными направлениями деятельности отдела являются:

2.1.1. Делопроизводство по уголовным делам, делам об административных правонарушениях, материалам, разрешаемым судом в порядке УПК РФ:

организация работы (прием, учет, хранение, обеспечение сохранности, контроль движения и иное) с поступившими в отдел уголовными делами, делами об административных правонарушениях и иными материалами, заявлениями, жалобами, представлениями, другими документами, прием телефонограмм;

прием, учет, организация хранения вещественных доказательств по уголовным делам, делам об административных правонарушениях, исполнение

судебных постановлений в части разрешения вопросов о вещественных доказательствах;

организация и ведение делопроизводства по уголовным делам, в том числе с участием присяжных заседателей;

ведение приема граждан, их представителей, представителей организаций и учреждений, а также работа с их обращениями в соответствии с утвержденным председателем суда положением о приемной суда;

обеспечение сохранности всех поступивших в отдел документов, вещественных доказательств, уголовных дел, дел об административных правонарушениях и иных материалов;

информирование обратившихся лиц по вопросам, связанным с рассмотрением заявлений, жалоб, уголовных дел, дел об административных правонарушениях и иных материалов;

обеспечение подготовки к рассмотрению поступивших уголовных дел и иных материалов, заявлений, жалоб, представлений, в том числе составление и размещение списков назначенных к рассмотрению уголовных дел, дел об административных правонарушениях, извещение участников процесса и других лиц о времени и месте судебного разбирательства, вызов присяжных заседателей, проверка явки вызванных в судебное заседание лиц и наличия уведомлений об их извещении либо сведений о причинах их отсутствия, оформление отметок в повестках;

обеспечение ведения и оформления протокола судебного заседания;

ознакомление участников уголовного судопроизводства в установленном порядке с материалами уголовного дела, дела об административном правонарушении, иными материалами, протоколом судебного заседания и другими документами;

оформление копий судебных документов и их выдача в случаях и порядке, которые установлены процессуальным законодательством Российской Федерации и положениями Инструкции по судебному делопроизводству;

контроль за выдаваемыми для ознакомления уголовными делами, делами об административных правонарушениях, материалами, рассмотренными в порядке УПК РФ и иными документами;

оформление рассмотренных уголовных дел, дел об административных правонарушениях и иных материалов, организация их направления в суд соответствующей инстанции;

организация и контроль обращения к исполнению приговоров, определений и иных постановлений суда, в том числе подготовка, регистрация и учет исполнительных листов, выписок и т.д.;

оформление и передача в архив законченных производством уголовных дел, дел об административных правонарушениях и иных материалов, а также учетных журналов, картотек и иных документов;

ведение базы данных автоматизированного судебного делопроизводства в соответствии с регламентом его использования, утвержденным председателем суда;

обеспечение полноты и достоверности учетных данных используемых в суде автоматизированных информационных систем, формирование корректной регламентной статистической отчетности на их основе;

подготовка и передача для отправки корреспонденции отдела;

прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела, в порядке, определенном председателем суда;

осуществление взаимодействия с иными государственными органами, организациями, иными структурными подразделениями (отделами) суда по вопросам, отнесенным к компетенции соответствующего отдела;

осуществление мероприятий по организации видеоконференцсвязи для целей обеспечения участия подсудимого (осужденного) в судебных заседаниях;

выполнение иных функций, осуществляемых в целях обеспечения судопроизводства по уголовным делам;

2.1.2. Обеспечение организации сопровождения и ведения документооборота и делопроизводства в суде:

подготовка, учет, регистрация и отправка исходящей корреспонденции, проверка наличия вложений (приложений), правильности оформления, заполнения реквизитов сторон на конвертах, пакетах, уведомлениях и иных отправлениях, составление реестров на отправку писем (документов), передача корреспонденции и соответствующих реестров на отправку;

организация, ведение, обеспечение функционирования и совершенствование единой системы документационного обеспечения деятельности суда;

регистрация исходящей корреспонденции с использованием электронных систем регистрации и баз данных документов, хранение бланков, документов, образующихся в процессе деятельности отдела;

учет и регистрация печатей и штампов суда;

учет приказов и распоряжений по основной деятельности, по личному составу председателя суда;

методическое руководство, координация деятельности, оказание практической помощи и контроль по соблюдению установленного порядка ведения делопроизводства и документооборота в соответствии с требованиями Инструкции по судебному делопроизводству, в том числе за соблюдением сроков исполнения соответствующих поручений руководства суда;

осуществление взаимодействия с иными структурными подразделениями суда, государственными органами и организациями по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

2.1.3. Организация, сопровождение и оформление кадровой деятельности в отношении судей, работников аппарата суда, персонала по охране и обслуживанию зданий:

подготовка проектов приказов, распоряжений, положений и других локальных актов, необходимых для обеспечения кадровых процессов в суде;

организация работы по реализации прав и социальных гарантий судей, работников аппарата суда, персонала по охране и обслуживанию зданий в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе оформление документов по добровольному и обязательному медицинскому страхованию судей и работников аппарата суда, учет и регистрация больничных листов, подсчет трудового стажа;

ведение трудовых книжек и формирование личных дел работников аппарата суда, персонала по охране и обслуживанию зданий, ознакомление работников суда с материалами личных дел, оформление и выдача служебных удостоверений работникам аппарата суда;

подготовка материалов (представлений) к награждению судей, работников аппарата суда, персонала по охране и обслуживанию зданий, государственными и ведомственными наградами;

проведение мероприятий по обучению и повышению квалификации (профессиональная переподготовка, повышение квалификации, стажировка) работников аппарата суда, участие в работе по созданию и подготовке резерва на выдвижение;

ведение табеля учета рабочего времени, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков, учет предоставления отпусков и т.д.;

осуществление работы по проверке полноты и достоверности сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых работниками аппарата суда, замещающими отдельные категории должностей, и гражданами, претендующими на замещение этих должностей, а также по соблюдению работниками аппарата суда требований к служебному поведению;

организация и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей федеральной государственной гражданской службы, аттестации федеральных государственных гражданских служащих;

формирование кадрового резерва, организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

подготовка документов, необходимых при оформлении служебных командировок, обеспечение ведения номенклатуры дел, оформление иных документов и выдача справок по кадровым вопросам и т.д.;

подготовка и оформление документов и иных материалов по назначению кандидатов на должность судьи, материалов для квалификационной коллегии судей;

контроль за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением правил внутреннего служебного распорядка;

ведение компьютерной базы данных кадрового состава, реестра федеральных государственных гражданских служащих суда, учетных карточек на аппарат суда и персонал по охране и обслуживанию зданий;

консультирование федеральных государственных гражданских служащих по вопросам, связанным с поступлением на государственную гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением и освобождением от замещаемой должности, увольнением и выходом на пенсию, а также иным вопросам;

прием, регистрация, учет, хранение и отправка документов для служебного пользования;

разработка штатного расписания по согласованию с Управлением Судебного департамента в Калининградской области в соответствии с установленной приказом Судебного департамента численностью и в пределах доведенных лимитов бюджетных обязательств на оплату труда;

ведение учета штатной и фактической численности работников;

подготовка предложений по изменению организационной структуры и штатного расписания суда;

взаимодействие с иными государственными органами и организациями, а также иными структурными подразделениями суда по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

подготовка и организация размещения на официальном сайте в сети Интернет информации об объявлении конкурсов на замещение вакантных должностей федеральных государственных гражданских служащих, их результатах, а также иной информации, отнесенной к компетенции отдела в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

организация ведения воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе;

осуществление иных возложенных на отдел задач.

2.1.4. Организация хозяйственного и транспортного обслуживания судей и работников аппарата суда, осуществление мероприятий по обеспечению суда материально-техническими средствами, надлежащему функционированию и обеспечению исправного состояния зданий, сооружений, помещений суда и иного оборудования:

организация материально-технического обеспечения деятельности суда в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами, в том числе обеспечение суда символами государственной власти, судей мантиями и служебным обмундированием, работников аппарата суда, имеющих классные чины, служебным обмундированием, а также обеспечение судей и работников аппарата суда канцелярскими принадлежностями, бланками, средствами связи и другой техникой и предметами хозяйственного обихода, организация приема и отпуска товарно-материальных ценностей, размещения, хранения и учета материальных ценностей, списания пришедшего в негодность инвентаря и оборудования;

взаимодействие с иными государственными органами и организациями, а также иными структурными подразделениями суда по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

участие в проведении инвентаризации материальных ценностей и технических средств;

выполнение иных функций, возложенных на отдел.

2.2 Начальник отдела, ответственный за организацию и ведение делопроизводства в суде, выполняет работу в соответствии с требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, руководит работой отдела делопроизводства, кадров и материально-технического обеспечения.

2.3. Функции и порядок работы отдела делопроизводства, кадров и материально-технического обеспечения регламентируются положениями Инструкции по судебному делопроизводству.

2.4. Другие работники аппарата суда, занимающиеся делопроизводством, выполняют работу согласно существующему в суде порядку распределения обязанностей и в соответствии с положениями Инструкции по судебному делопроизводству.

2.5. Права, обязанности и ответственность работников отдела делопроизводства, кадров и материально-технического обеспечения определяются должностными регламентами, которые утверждаются председателем суда.

1. Структура отдела

3.1. Структурно в отдел делопроизводства, кадров и материально-технического обеспечения входят:

-начальник отдела – 1 ед.;

- заместитель начальника отдела – 1 ед.;

- главный специалист – 1 ед.;

- ведущий специалист – 1 ед.;

- секретарь суда – 2 ед.

- старший специалист 1 разряда – 1 ед.

3.2. Начальник отдела делопроизводства, кадров и материально-технического обеспечения осуществляет общее руководство деятельностью отдела, непосредственно обеспечивает выполнение основных направлений деятельности отдела, определенных подпунктом 2.1.3. настоящего Положения, и подчиняется председателю суда или заместителю председателя суда.

3.3. Заместитель начальника отдела делопроизводства, кадров и материально-технического обеспечения подчиняется непосредственно начальнику отдела и под его руководством, а также общим руководством председателя суда, или лица, временно исполняющего его обязанности обеспечивает выполнение работниками отдела основных направлений деятельности отдела, определенных подпунктами 2.1.1., 2.1.2. и 2.1.4. настоящего Положения.

3.4. Начальник и заместитель начальника отдела делопроизводства, кадров и материально-технического обеспечения под руководством председателя суда или лица, временно исполняющего его обязанности, в рамках курируемых направлений деятельности суда:

- организуют работу внутри отдела среди работников аппарата суда, занимающих государственные должности;

-контролируют выполнение правил внутреннего распорядка сотрудниками отдела;

-контролируют и непосредственно несут ответственность за исполнение (не исполнение) должностных регламентов работниками отдела;

- распределяют официальные функции и обязанности работников аппарата отдела в соответствии с должностным регламентом;

- контролируют выполнение работниками аппарата отдела требований Инструкции по судебному делопроизводству, положений трудового законодательства, соблюдение положений Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и иных нормативных актов, регулирующих деятельность суда.